O tempo e a gestão é um dos recursos da humanidade que não é possível ser recuperado. No entanto, a boa utilização dele tornou-se cada vez mais complicada.

Benjamin Franklin (1706-1790), que foi jornalista, político, cientista, inventor, entre tantas coisas, em 1748 cunhou uma frase que se tornaria célebre. A frase “Tempo é dinheiro” fez parte do ensaio intitulado ” Advice to a Young Tradesman”. Sem saber, havia criado uma expressão que é, ao mesmo tempo, atemporal e contemporânea em nossa sociedade atual..

Afinal, como diria um poeta famoso, “o futuro não é mais como antigamente”. Conforme a humanidade foi evoluindo e construindo novas tecnologias, um novo mundo de possibilidades passou a existir. Como resultado, precisamos de menos tempo para muita das atividades que para outras gerações poderiam levar dias e até mesmo meses. Já parou para pensar nas diferenças do modo de vida entre as gerações?

De fato, a evolução melhorou a qualidade de vida e permitiu a exploração de muitos campos de estudos e atividades econômicas. Em contrapartida, reclamando que não temos tempo para cumprir com todos os compromissos diários e muitas vezes nem aproveitamos, já que estamos preocupados com a próxima atividade.

Gestão do tempo na vida profissional

A fim de aumentar a sua competitividade no mundo corporativo e seus índices de produtividade, ser organizado é um dos requisitos a serem cumpridos. A organização gera reflexo na forma como você lida com seu trabalho, a forma com que você desenrola sua rotina. Desse modo otimiza sua produtividade e as relações com as pessoas, tão importante para seu sucesso.

Por consequência você terá melhora de qualidade de vida em outras atividades pessoais, como aproveitar o tempo em família, fazer suas atividades preferidas e buscar novas experiências.

Na prática, o que posso fazer?

Sem dúvida, se você leu até aqui, você já refletiu e pode perceber os ganhos que a gestão do tempo trazem consigo. Não há nenhuma fórmula mágica, mas sim atitudes diferentes e disciplina para descobrir e aperfeiçoar qual das técnicas é a mais aderente à você.

Para exemplificar e talvez lhe ajudar neste processo, veja abaixo algumas etapas recomendadas para atingir o objetivo de administrar o tempo.

• Faça listas. O ato de escrever suas atividades de forma resumida. A ideia é ter um local à disposição para consultar. Ajudará você organizar mentalmente suas atividades e os desdobramentos para executá-las.
• Estabeleça prioridades. Lembre-se, seu tempo é limitado. Avalie o grau de importância das suas atividades e atribua-o para cada atividade.

Como classificar suas atividades

Uma das mais conhecidas formas de estabelecer as prioridades é a Matriz Urgente-Importante, sugerida por Dr. Stephen R. Covey, baseado no conhecido “Princípio Eisenhower“.

Basicamente o que precisa ser feito é distribuir as atividades entre ‘importantes’ e ‘urgentes’, de acordo com os critérios indicados na figura abaixo:

No Quadrante I irão todas as tarefas que são importantes, mas que por imprevistos, falta de prevenção ou má gestão do tempo, tornaram-se também urgentes.

O Quadrante II será composto pelas tarefas importantes, mas com tempo hábil para serem executadas. Por não terem o caráter de urgentes, é comum que acabem recebendo pouca atenção da maioria das pessoas, mas é o mais valoroso quadrante da matriz. Tratá-las enquanto estão neste quadrante evita de serem deslocadas para o quadrante I. Neste quadrante aumenta os problemas e pode reduzir a qualidade na execução, já que você ficou sem tempo.

No Quadrante III serão incluídas tarefas urgentes, mas sem importância. Aqui residem as interrupções que, por vezes, nos levam a perder tanto tempo, como telefonemas que precisamos atender, reuniões sem importância, relatórios desnecessários, pessoas que temos de dar atenção imediata, ou mesmo checagem excessiva de e-mails e redes sociais. O seu celular é um grande vilão, por isso, desative as notificações.

No Quadrante IV irão as atividades que não possuem urgência e nem importância. São as distrações, representadas por tarefas como trocas de mensagens irrelevantes, mau uso das redes sociais, televisão em excesso, jogos eletrônicos em momentos inadequados ou mesmo pensamentos de autocrítica.

Em resumo, o mais importante é fazer uma relação coerente de todas as atividades cotidianas e distribuí-las corretamente na matriz. Assim será possível de que forma utilizamos o tempo e direcionamos nosso foco. Concluída essa tarefa, devemos simplesmente nos questionar: em qual quadrante concentramos um maior número de atividades e dedicamos mais tempo? Ao passo que as pessoas eficazes e proativas investem a maior parte do seu tempo no segundo quadrante, reflita sobre este tema se não for o seu caso.

Como a 2clix vai te ajudar na gestão do tempo

Antes de tudo, faça uma reflexão sobre os momentos que precisou rapidamente de informações relevantes para uma reunião com sua Diretoria, seus clientes ou equipe? A gestão do tempo está sendo bem feita?

Na maioria das vezes o processo é estressante, traumático e suscetível a erros, dada a urgência do pedido e a complexidade na execução de algumas análises e passos para se obter o que é preciso. Além disto, o tão precioso tempo e inteligência humana é dispendida na extração, tratamento e transformação e apresentação das informações, o que exige tempo, atenção e conhecimentos técnicos diversos, além de uma pitada de conhecimento do negócio.

A fim de transformar este processo, a solução de monitoria da qualidade da 2clix oferece diversos relatórios drill drow – são aqueles que você clica e vai avançando, por exemplo, de informações macro para micro, detalhando a causa raiz. Além disto, gráficos diversos e dashboard completo para que você rapidamente tenha a leitura dos indicadores de qualidade do seu negócio. Ter acesso tão fácil a informações relevantes sobre a monitoria da qualidade do seu negócio é o mesmo que pensar em estar em constante contato com seus clientes e sua equipe de linha de frente, que mais do que ninguém, se mantem em constante contato com seu cliente.

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Por fim, reflita se você aproveita bem o seu tempo e oferece as melhores ferramentas para seu time?

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