Procedimento de Mudanças de Sistemas

Mudanças de sistemas e aplicações auxiliares devem ser solicitadas formalmente por escrito, sendo o processo de aprovação da documentação responsabilidade da Administração. A solicitação de mudança deve apresentar custos, benefícios, riscos e justificativa para o uso do novo programa ou aplicação. 

Uma vez aprovado a Administração deve registrar a aprovação e notificar a equipe de Projetos para que seja iniciado o processo de instalação e treinamento para as equipes que passarão a utilizar o novo sistema.

Processo de Adaptação e Monitoramento de Mudanças

A equipe de Projetos deve realizar um plano de Implementação da mudança e alocar os recursos necessários para instalação e início de uso do novo sistema.  

Uma vez que esta fase termina a equipe deve então iniciar treinamentos com as equipes que utilização a nova aplicação para realização de suas funções, durante essa fase de adaptação a equipe de Projetos deve iniciar o cancelamento dos acessos dos usuários aos programa anterior, assim como o processo de desinstalação do programa substituído das estações de trabalho caso necessário.

Uma vez treinados a equipe de Projetos deve acompanhar as demais equipes para monitorar o uso e feedback sobre a nova plataforma assim como quantificar o impacto na produtividade das equipes afetadas.

O processo de adaptação não deve passar de dois meses, sendo o terceiro mês após a mudança dedicada à análise crítica dos processos afetados com a mudança pela Administração.

Restrições e Requisitos de Mudanças

Para uma mudança ser aprovada, o novo sistema deve apresentar melhorias claras e quantificáveis, além de obedecer os requisitos de segurança dos Sistemas de Informação, tendo neste caso segurança similar ou superior ao programa anterior.

O custo deve refletir o ganho de produtividade e seu uso deve estar de acordo com os benefícios estimados.

Os riscos apresentados na solicitação têm de ser validados pela equipe de Segurança, assim como a adequação com os requisitos mínimos de segurança e os requisitos específicos da função que o novo programa irá cumprir. 

Por fim, uma mudança deve estar de acordo com os contratos firmados com os demais clientes, sendo assim, caso algum contrato tenha restrições contra algum programa ou mudanças, isto também deverá ter de ser levado em consideração no processo de aprovação da mudança.